Er is geen suite die voor elk bedrijf de beste is, en de pakketten die zich als totaaloplossing presenteren verschillen onderling meer dan hun websites suggereren. In de praktijk wordt de keuze door twee dingen beslist: waar je financiële kern staat, en of je gegevens in één database moeten liggen of in losse apps die elkaar bijhouden.

Kort samengevat. Draait je bedrijf zwaar op voorraad of productie en wil je alles in één datamodel, dan komen Odoo en Microsoft Dynamics 365 Business Central bovenaan. Zit je knelpunt in verkoop, service en klantcontact en blijft je boekhouding staan waar hij staat, dan is Zoho One de kandidaat. Is je financiële administratie het zwaartepunt en wil je de Nederlandse fiscale kant zonder omwegen, dan blijft Exact Online of AFAS het startpunt. HubSpot hoort in dit rijtje niet thuis als consolidatiesuite, want het vervangt je grootboek niet, en dat zegt HubSpot zelf.

Consolideren betekent bij deze pakketten niet hetzelfde.

Dit is het verschil dat in geen enkele vergelijking staat en dat je over vijf jaar nog voelt. "Alles in één systeem" dekt namelijk drie heel verschillende constructies.

Bij Odoo is het letterlijk één database. In zijn eigen ontwikkelaarsdocumentatie beschrijft Odoo dat de datalaag uitsluitend PostgreSQL is, en dat een module velden kan toevoegen aan modellen die in andere modules zijn aangemaakt. De consequentie staat in zijn eigen beheerhandleiding: het toevoegen of verwijderen van apps kan andere apps in dezelfde database merkbaar beïnvloeden, en het verwijderen van een app wist ook de databaserecords van die app. Dat is diepe consolidatie, met als keerzijde dat je niet lichtvoetig iets aan- en uitzet.

Bij Zoho One is het iets anders, en Zoho is daar zelf netjes over. In de eigen applicatie-FAQ staat dat een goed deel van de applicaties vooraf geïntegreerd is, met meer op komst. Het woord "unified" gebruikt Zoho voor de interface en voor de bundel apps, niet voor de opslag. De platformpagina noemt geen gedeeld datamodel maar integratiegereedschap: Flow, RPA, Creator en de Marketplace. Dat is sneller en losser te bouwen dan één database, en het verschuift de vraag naar jou: welk systeem is de bron voor welk gegeven.

Bij Business Central is het een koppeling met een officieuze status van standaard. Microsoft beschrijft dat je gegevens tussen Dynamics 365-apps synchroniseert via Dataverse, en dat je bij het inrichten van die verbinding de integratietabel-koppelingen aanmaakt die je nodig hebt. Een verkoper kan in Dynamics 365 Sales een order aanmaken die naar Business Central synchroniseert. Dat werkt, maar het is verkeer tussen twee systemen en geen gedeeld record.

Wat elke suite dekt en waar hij stopt.

Hieronder staat per pakket wat de leverancier zelf claimt, en daarachter het punt waarop je in de praktijk iets anders nodig hebt. Dat tweede deel is waar selectietrajecten op misgaan, want niemand zet het op zijn eigen website.

Die laatste regel verdient aandacht, want HubSpot zegt het zelf het duidelijkst van alle zes. Op de pagina van Revenue Hub staat dat finance de cashflow kan verbeteren zonder weg te migreren van het bestaande boekhoud- of facturatiesysteem. Dat is geen tekortkoming, dat is een afbakening. Wie HubSpot als consolidatiesuite koopt, koopt het verkeerde product voor dit doel.

De prijsmodellen zijn niet te vergelijken, en dat is geen detail.

Van deze zes publiceren er drie bedragen op hun eigen site, en die bedragen rekenen in verschillende eenheden. Business Central staat in Nederland op 69,30 euro per gebruiker per maand voor Essentials en 95,30 euro voor Premium, bij jaarlijkse betaling en exclusief btw, met Team Members op 6,90 euro voor wie alleen leest. Exact Online rekent per administratie: Boekhouden staat op 49 tot 299 euro per maand, Handel op 269 tot 699 euro en Productie op 419 tot 899 euro, met de gebruikers per pakket meegeleverd en extra gebruikers eromheen. AFAS publiceert alleen 59,99 euro per maand voor zijn kleinste product en zegt dat de rest afhangt van je personeelsbestand.

Bij Odoo, Zoho One en HubSpot kon ik op de gecontroleerde pagina's geen bruikbaar bedrag in euro's vinden. Dat is bewust geen schatting geworden. Een prijs per gebruiker en een prijs per administratie laten zich niet in één tabel vergelijken, en wie dat toch doet zet twee kolommen naast elkaar die iets anders meten. Reken daarom altijd per pakket je eigen situatie door, met je werkelijke aantal gebruikers en administraties.

Wat je vaststelt voordat je naar suites kijkt.

Eilandjes ontstaan zelden door een verkeerde pakketkeuze. Ze ontstaan omdat er bij elke aankoop iets opgelost moest worden en niemand heeft vastgelegd welk systeem voor welk gegeven de bron is. Dat is ook de reden dat een nieuwe suite het probleem niet automatisch oplost: zonder die afspraak krijg je in één pakket precies dezelfde ruzie over welk getal klopt.

Zet daarom eerst deze drie dingen op papier.

• Per gegevenssoort één bron. Klantgegevens, artikelen, prijzen, uren, voorraad. Wie mag het wijzigen, en waar komt die wijziging terecht.
• Waar je financiële kern blijft staan. Dit bepaalt de rest van de keuze meer dan welke functielijst dan ook, omdat je accountant en je fiscale verplichtingen eraan hangen.
• Welke eilandjes echt pijn doen. Meestal zijn dat twee of drie van de zeven, en de rest mag gewoon blijven.

De verkeerde conclusie die het vaakst wordt getrokken.

Die luidt: één suite betekent geen koppelwerk meer. Dat klopt voor geen van de zes. Bij Odoo zit het werk in de modules die je laat bouwen en elke paar jaar weer geschikt moet maken. Bij Zoho One zit het in het bepalen van de bron per gegeven en in de koppeling naar je boekhouding. Bij Business Central zit het in de mapping via Dataverse. Bij Exact Online zit het in de apps uit de App Store die je buitendienst doen. Alleen AFAS belooft hier het meeste met één pakket voor alle processen, en de prijs daarvan staat niet publiek.

De eerlijke vraag is dus niet welke suite alles doet, maar hoeveel koppelwerk je overhoudt en of dat werk bij je past. Twee zorgvuldig gekozen systemen met één goede koppeling is vaker het juiste antwoord dan zes losse tools, en ook vaker dan één pakket waarin de helft half is ingericht.

Volledige openheid: Empiriq is implementatiepartner van Zoho One en Uniconta. Dat is precies de reden dat hierboven staat dat Zoho Books geen Nederlandse editie heeft. Wij combineren Zoho One voor de front office met een Nederlandse financiële backbone, omdat die combinatie in de praktijk beter werkt dan alles in één suite forceren. Over Odoo, Business Central, Exact Online, AFAS en HubSpot hebben we geen commercieel belang.

Waar je kunt beginnen.

Voordat je met wie dan ook over suites praat, is het nuttig om je processen en je gegevensstromen één keer uitgetekend te hebben. Dan zie je zwart op wit welke gegevens op meerdere plekken staan, waar ze uit elkaar lopen en welke twee of drie eilandjes je echt geld kosten.

Dat is wat wij in een procesrisico-analyse doen. Geen demo, geen pakketadvies, gewoon een tekening en een eerlijk oordeel. Die tekening is ook bruikbaar als je uiteindelijk met een andere partij in zee gaat.

Bronnen.

De cijfers en productgegevens in dit artikel zijn gecontroleerd bij de leverancier zelf, op 12 oktober 2026. Klopt er iets niet meer, laat het weten, dan passen we het aan.

• Odoo over zijn datalaag en over modules die modellen uit andere modules uitbreiden, in de eigen ontwikkelaarsdocumentatie. odoo.com/documentation, architectuur
• Odoo over apps die elkaar in dezelfde database beïnvloeden en over het wissen van databaserecords bij de-installatie. odoo.com/documentation, apps en modules
• Odoo over wat buiten de gratis upgrade valt, waaronder modules zonder onderhoudscontract. odoo.com/documentation, upgrade
• Zoho over vooraf geïntegreerde applicaties binnen Zoho One en over wat er niet in zit, waaronder Zoho Payroll voor Nederland. zoho.com/one, applicatie-FAQ
• Zoho over de landenedities van Zoho Books. Nederland staat niet in de lijst, de enige Europese edities zijn Frankrijk en Duitsland. zoho.com/books, landenedities
• Microsoft over het synchroniseren van gegevens tussen Dynamics 365-apps via Dataverse en over integratietabel-koppelingen. learn.microsoft.com, Business Central en Dataverse
• Listprijzen van Business Central: Essentials 69,30 euro, Premium 95,30 euro en Team Members 6,90 euro per gebruiker per maand, bij jaarlijkse betaling en exclusief btw. microsoft.com/nl-nl, prijzen Business Central
• Exact over wat zijn ERP dekt, en de prijzen per maand voor Boekhouden, Handel en Productie, exclusief btw. exact.com/nl, ERP en prijzen Exact Online
• De Exact Online App Store, waar koppelingen en buitendienstapps van derden staan. exact.com/nl/app-store
• AFAS over één pakket voor alle bedrijfsprocessen, en over de bedrijfsgroottes waarop het zich richt. afas.nl/bedrijfsgrootte en afas.nl/software/prijzen
• HubSpot over zijn hubs, en de eigen formulering dat finance niet weg hoeft te migreren van het bestaande boekhoud- of facturatiesysteem. hubspot.com/products/revenue
• Uniconta over wat zijn ERP dekt: grootboek, orders, inkoop, voorraad, logistiek, projecten en productie. uniconta.com

Plan een kennismaking

Je zoekt één systeem waarin je klantcontact, offertes, orders, projecten en facturatie bij elkaar staan. Zes namen komen in Nederland telkens terug: Zoho One, Odoo, Exact Online, Microsoft Dynamics 365 Business Central, HubSpot en AFAS. Ze worden vaak in één adem genoemd, maar ze zijn niet voor hetzelfde gebouwd.

Dit artikel legt ze naast elkaar op de punten die tijdens een selectie echt verschil maken: is het één suite of een kern met aanvullingen, hoe zit het met hosting en nieuwe versies, hoe werkt het licentiemodel, waar is het pakket voor gemaakt en waar gaat het wringen. Daarna volgt per bedrijfsprofiel een aanbeveling.

Even transparant, want in een vergelijking hoor je te weten wie het schrijft: Empiriq is implementatiepartner van Zoho One en Uniconta, en juist daarom staat hieronder per pakket ook waar een ander de betere keuze is en wijzen we geen algemene winnaar aan.

Wat is een geïntegreerd CRM en ERP eigenlijk?

Een geïntegreerd CRM en ERP is één samenhangende omgeving waarin het klantproces (leads, offertes, contacten, service) en het bedrijfsproces (orders, voorraad, projecten, uren, facturatie, boekhouding) op dezelfde gegevens werken. Je hoeft een klant, order of prijs dus maar op één plek vast te leggen.

In de praktijk zijn er twee smaken. De eerste is de suite: één leverancier levert alles, van marketing tot grootboek. De tweede is een kern plus aanvullingen: je kiest een sterk pakket voor het zwaartepunt van je bedrijf en koppelt daar losse onderdelen aan, bijvoorbeeld een aparte financiële kern of een apart CRM.

Geen van beide is per definitie beter. Ze verplaatsen de rekening alleen naar een andere plek, en dat is precies wat je tijdens een selectie zichtbaar wilt maken voordat je tekent.

Kies je voor één suite, dan koop je samenhang en lever je keuzevrijheid in. Kies je voor een kern met aanvullingen, dan houd je keuzevrijheid en koop je koppelwerk. Beide zijn verdedigbaar, maar je betaalt de rekening op een andere plek.

Empiriq, vuistregel uit softwareselectie, 2026.

Hoe verhouden Zoho One, Odoo, Exact Online, Business Central, HubSpot en AFAS zich tot elkaar?

Zoho One, Odoo en AFAS presenteren zichzelf als brede suite. Exact Online en Business Central zijn sterk in de financiële en operationele kern, met aanvullingen eromheen. HubSpot dekt het klantproces en noemt op zijn productpagina's geen voorraad, productie of grootboek. Die indeling verklaart de meeste verschillen in de tabel hieronder.

Wat moet je per pakket weten voordat je het op je shortlist zet?

Per pakket staat hieronder waar het voor gebouwd is, met steeds een regel "Geschikt als" en een regel "Minder geschikt als". Dat is bewust geen oordeel over kwaliteit. Het is een uitspraak over doelgroep en zwaartepunt, want daar valt de keuze in de praktijk op.

Zoho One.

Zoho One bundelt ruim veertig bedrijfsapps in één abonnement, van CRM en marketing tot projecten, formulieren en klantenservice. Het licentiemodel is de belangrijkste selectievraag: je kiest tussen licenties voor alle werknemers op de loonlijst of een flexibel aantal gebruikers. Bij veel mensen op de werkvloer kan dat verschil groot uitpakken, in beide richtingen. Geschikt als je breedte zoekt over het hele klant- en werkproces en je financiële kern elders mag staan of licht mag zijn. Minder geschikt als je zwaartepunt in de Nederlandse boekhouding of in complexe productiebesturing ligt en je dat per se in dezelfde suite wilt hebben.

Odoo.

Odoo is modulair opgebouwd en bestaat in een open source Community-versie en een Enterprise-versie. Je host op Odoo Online, op Odoo.sh of op je eigen servers. Opwaarderen naar de nieuwste versie is volgens Odoo zelf gratis, inclusief ondersteuning, maar modules die je zelf of een derde partij bouwde en die niet onder een onderhoudscontract vallen zijn daarvan uitgesloten: hun broncode moet eerst geschikt worden gemaakt. Geschikt als je processen echt afwijken en je die afwijking bewust wilt bouwen en onderhouden. Minder geschikt als je geen budget wilt reserveren voor terugkerend onderhoud aan maatwerk.

Exact Online.

Exact Online is cloudsoftware met een sterke financiële kern en losse oplossingen daaromheen: Boekhouden, Financiële controle, Factureren, Projectadministratie, Abonnementen, Handel, Productie, Bouw, CRM, HR en Salaris. Exact noemt zelf accountancy, bouw, handel, productie, horeca en zakelijke dienstverlening als segmenten. Je koopt de oplossingen die je nodig hebt en combineert ze. Geschikt als je administratie en je accountant leidend zijn en je branchespecifieke functionaliteit wilt die in Nederland al is uitgewerkt. Minder geschikt als je zwaartepunt bij marketing en salesautomatisering ligt en je daar alles in één omgeving voor wilt.

Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Business Central verbindt financiën, verkoop, service en bedrijfsvoering in één oplossing, online in de Microsoft-cloud of on-premises. Het is het enige pakket in deze vergelijking waarvan de listprijzen gewoon op de eigen site staan: Essentials 69,30 euro, Premium 95,30 euro en Team Members 6,90 euro per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, exclusief btw. Geschikt als je al op Microsoft draait en financiële diepte nodig hebt, met een duidelijke scheiding tussen volledige gebruikers en meekijkers. Minder geschikt als je organisatie klein is en je liever één plat tarief voor iedereen hebt.

HubSpot.

HubSpot is gebouwd rond het klantproces: Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Content Hub, Data Hub en Revenue Hub rond een Smart CRM, met gratis tools en betaalde edities. Revenue Hub voegt offertes, facturatie, abonnementen en betalingen toe. Wat HubSpot op zijn eigen productpagina's niet noemt, is voorraadbeheer, productiebesturing of een grootboek. Geschikt als je knelpunt in verkoop, marketing en service zit en je een systeem wilt dat je team ook echt gebruikt. Minder geschikt als je een volwaardige ERP-kern zoekt, want die moet je er dan naast zetten en koppelen.

AFAS.

AFAS presenteert zich als één pakket voor je hele organisatie, met ERP van verkoop en inkoop tot projecten en financiën, en daarnaast HRM en payroll met verlof, verzuim, loonstroken en mutaties. Je werkt online en krijgt automatische updates met nieuwe functies en nieuwe wetten. Geschikt als personeel en salaris een zwaar onderdeel van je bedrijfsvoering zijn en je die niet in een apart systeem wilt bijhouden. Minder geschikt als je veel wilt afwijken van de standaard of je processen sterk om losse, uitwisselbare onderdelen heen hebt gebouwd.

Bij een brede suite bepaalt niet de functielijst je kosten, maar de hoeveelheid afwijking van de standaard. Twee bedrijven die hetzelfde pakket kopen, kunnen ver uit elkaar liggen in totale kosten zonder dat een van beide een betere deal heeft gesloten.

Empiriq, observatie uit selectietrajecten bij het Nederlandse MKB, 2026.

Welke suite past bij welk bedrijfsprofiel?

Er is geen algemene winnaar, want de pakketten zijn voor verschillende zwaartepunten gemaakt. Wat wel kan: kijken waar het geld en de tijd in jouw bedrijf zitten, en daar het pakket bij zoeken. Hieronder staan vier profielen die we in het Nederlandse MKB het vaakst tegenkomen, met per profiel een richting.

Projectgedreven bouw of installatie.

Je zwaartepunt ligt bij calculatie, projectadministratie, uren en nacalculatie. Exact Online heeft daar een uitgewerkte Bouw- en Projectadministratie-oplossing voor, AFAS zet projecten en financiën in hetzelfde pakket als uren en verlof. Odoo is kansrijk als je werkwijze echt afwijkt en je bereid bent daarvoor te bouwen. Zoho One kan aan de voorkant, met een aparte financiële kern erachter.

Groothandel met voorraad.

Hier draait alles om inkoop, voorraad, marges en levertijden. Exact Online voert een aparte Handel-oplossing, Business Central verbindt financiën en bedrijfsvoering in één omgeving en Odoo dekt voorraad in zijn eigen modules. HubSpot is voor dit profiel geen ERP-antwoord, want voorraad staat niet op de productpagina's. Zoho One past als je klantkant zwaar is en je voorraad elders voert.

Maakindustrie.

Productiebesturing, stuklijsten en planning zijn hier bepalend, en dat zijn de onderdelen waar een pakket het snelst tekortschiet. Exact Online heeft een aparte Productie-oplossing, Business Central kent naast Essentials ook een Premium-licentie, en Odoo biedt productiemodules die je kunt aanpassen. Laat dit profiel altijd aantonen op je eigen orders, niet op een demoscenario van de leverancier.

Zakelijke dienstverlening.

Je verkoopt uren en kennis, dus je knelpunt zit meestal in de commerciële kant en in urenregistratie, niet in voorraad. Zoho One en HubSpot zijn hier sterk, met een boekhouding ernaast. Exact Online noemt zakelijke dienstverlening als eigen segment en heeft projectadministratie en abonnementen. AFAS is logisch als je veel mensen in dienst hebt en salaris meetelt.

Hoe maak je de keuze zonder in een demo te blijven hangen?

Zet je eigen proces één keer op papier voordat je gaat kijken. Neem drie echte gevallen uit je eigen bedrijf, inclusief de rommelige, en laat elke leverancier die doorlopen in zijn standaard. Vraag daarna pas om een prijs, met jouw aantal gebruikers en jouw onderdelen erin.

Dat is meteen het verschil tussen een selectie die klopt en een selectie die alleen netjes oogt. In een demo werkt de hoofdroute altijd. Jouw afwijkende prijsafspraken, je servicelogboek en je manier van nacalculeren komen daar zelden voorbij, terwijl de implementatiekosten juist daar ontstaan.

Vraag verder altijd hoe je er weer uitkomt: in welk formaat je je gegevens terugkrijgt, inclusief historie en bijlagen. De data verhuist meestal wel. De proceslogica die in jaren is ontstaan en nooit is opgeschreven, verhuist niet.

Bij Empiriq werken we in die volgorde: eerst mens, dan proces, dan technologie. Niet omdat dat nette woorden zijn, maar omdat een pakketkeuze die je vóór het proces maakt bijna altijd tijdens de implementatie wordt teruggedraaid.

Veelgestelde vragen.

Wat is het verschil tussen een suite en een kern met aanvullingen?

Bij een suite levert één leverancier alles, van klantcontact tot boekhouding, en zit de samenhang er al in. Bij een kern met aanvullingen kies je een sterk hoofdpakket en koppel je daar onderdelen aan. Je wint keuzevrijheid en levert samenhang in, of andersom.

Kan HubSpot een ERP-systeem vervangen?

Op zijn eigen productpagina's noemt HubSpot Marketing, Sales, Service, Content, Data en Revenue Hub rond een Smart CRM. Voorraadbeheer, productiebesturing en een grootboek staan daar niet bij. Voor het klantproces is HubSpot dus een volwaardige keuze, voor een ERP-kern zet je er een ander systeem naast.

Wat kost Dynamics 365 Business Central per gebruiker?

Microsoft publiceert voor Nederland listprijzen per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, exclusief btw: Essentials 69,30 euro, Premium 95,30 euro en Team Members 6,90 euro. Die laatste licentie is bedoeld voor medewerkers die vooral meekijken. Controleer de bedragen zelf, want prijzen verschillen per regio en veranderen.

Moet je bij Odoo betalen voor een nieuwe versie?

Odoo schrijft zelf dat opwaarderen naar de nieuwste versie gratis is, inclusief ondersteuning. Daarbuiten vallen modules die je zelf of een derde partij bouwde en die niet onder een onderhoudscontract vallen: hun broncode moet eerst geschikt worden gemaakt voor de nieuwe versie. Dat werk komt terug bij elke hoofdversie.

Moet je bij Zoho One licenties kopen voor al je medewerkers?

Dat hangt af van het model dat je kiest. Zoho One kent een prijsplan voor alle medewerkers, waarbij je licenties moet afnemen voor alle werknemers op de loonlijst, en een prijsplan voor een flexibel aantal gebruikers. Reken beide door met je eigen personeelsbestand voordat je kiest.

Welk pakket is het beste voor het MKB?

Die vraag heeft geen algemeen antwoord, omdat deze zes pakketten voor verschillende zwaartepunten zijn gemaakt. Kijk waar in jouw bedrijf de tijd en het geld zitten: klantproces, administratie, voorraad, productie of personeel. Het pakket dat op dat zwaartepunt in de standaard past, is bijna altijd de goedkoopste keuze.

Wil je weten welk zwaartepunt bij jou geldt voordat je aan pakketten begint? Dat is precies wat wij in een procesrisico-analyse doen: geen demo, geen pakketadvies vooraf, maar je eigen proces uitgetekend en een eerlijk oordeel. Die tekening blijft van jou, ook als je uiteindelijk bij een andere leverancier uitkomt.

Bronnen.

De cijfers en productgegevens in dit artikel zijn gecontroleerd bij de leverancier zelf. Klopt er iets niet meer, laat het weten, dan passen we het aan.

• Zoho One: de twee licentiemodellen, waaronder de verplichting om in het prijsplan voor alle medewerkers licenties af te nemen voor iedereen op de loonlijst, en de ruim veertig geïntegreerde bedrijfsapps. zoho.com/nl/one/pricing, gecontroleerd op 22 tot en met 25 september 2026.
• Odoo: de gratis upgrade inclusief ondersteuning, de uitsluiting van eigen of externe modules zonder onderhoudscontract, en de termijnen van twee jaar bij Odoo Online en drie jaar bij Odoo.sh. odoo.com/documentation, upgrade, gecontroleerd op 22 tot en met 25 september 2026.
• Exact Online: de oplossingen Boekhouden, Factureren, Projectadministratie, Handel, Productie, Bouw, CRM, HR en Salaris, en de segmenten waarvoor Exact zegt te leveren. exact.com/nl/producten, gecontroleerd op 22 tot en met 25 september 2026.
• Dynamics 365 Business Central: de listprijzen Essentials 69,30 euro, Premium 95,30 euro en Team Members 6,90 euro per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling, exclusief btw. microsoft.com/nl-nl, Business Central, gecontroleerd op 22 tot en met 25 september 2026.
• HubSpot: de hubs Marketing, Sales, Service, Content, Data, Revenue en Agent rond het Smart CRM, en de inhoud van Revenue Hub met offertes, facturatie, abonnementen en betalingen. hubspot.com/products, gecontroleerd op 22 tot en met 25 september 2026.
• AFAS: één pakket met ERP en HRM inclusief payroll, online werken, en automatische updates met nieuwe functies en nieuwe wetgeving. afas.nl/software, gecontroleerd op 22 tot en met 25 september 2026.

Plan een kennismaking

Als je bedrijf nog op Microsoft Navision draait, heb je waarschijnlijk in de afgelopen twee jaar meerdere keren een mail gekregen van een partij die je wil helpen migreren. Meestal met een deadline erin en een gevoel van haast.

De haast is deels terecht. De conclusie die eraan wordt gehangen, lang niet altijd.

Eerst de datums, want die bepalen je speelruimte.

Microsoft werkt met een vaste levenscyclus: ongeveer vijf jaar mainstream support, daarna een periode extended support waarin je alleen nog beveiligingsupdates krijgt. Daarna niets meer.

• NAV 2013: extended support geëindigd op 11 januari 2023.
• NAV 2015: geëindigd op 14 januari 2025.
• NAV 2016: geëindigd op 15 april 2026.
• NAV 2017: eindigt op 12 januari 2027.
• NAV 2018: eindigt op 12 januari 2028.

Draai je op 2016 of ouder, dan krijg je op dit moment al geen beveiligingsupdates meer. Draai je op 2017, dan heb je nog ruim drie maanden. Op 2018 heb je nog iets meer dan een jaar.

Belangrijk om te weten: je systeem stopt niet met werken. Het blijft gewoon draaien zoals het vandaag draait. Wat je verliest is de beveiligingsondersteuning, en daarmee schuift dit van een IT-vraag naar een risicovraag. Dat is ook precies wat je verzekeraar of een auditor je gaat vragen.

Wat Business Central kost.

De listprijzen van Microsoft Nederland, bij jaarlijkse betaling en exclusief btw:

• Essentials: 69,30 euro per gebruiker per maand.
• Premium: 95,30 euro per gebruiker per maand.
• Team Members: 6,90 euro per gebruiker per maand, voor mensen die alleen lezen en lichte handelingen doen.

Voor een bedrijf met twintig volwaardige gebruikers op Essentials kom je op ongeveer 16.600 euro per jaar aan licenties. Premium heb je nodig zodra je productie of servicebeheer draait, en dan sta je op zo'n 22.900 euro.

Dat lijkt vaak meer dan wat je nu betaalt, en dat klopt meestal ook. Je huidige NAV is waarschijnlijk ooit als licentie gekocht en je betaalt sindsdien alleen onderhoud. Je gaat van een afgeschreven bezit naar een abonnement. Reken die overgang eerlijk door in je meerjarenbegroting in plaats van alleen naar het maandbedrag te kijken.

De echte kostenpost zit niet in de licenties.

Bijna elke NAV-installatie die tien jaar of langer meegaat, zit vol maatwerk. Aangepaste schermen, eigen rapportages, koppelingen met een webshop of een planningspakket, velden die iemand ooit heeft toegevoegd omdat het nu eenmaal zo werkte bij jullie.

Dat maatwerk is de rekening. Business Central werkt met extensies in plaats van met wijzigingen in de standaardcode, wat op termijn een groot voordeel is, maar het betekent wel dat je oude maatwerk niet zomaar meeverhuist. Het moet opnieuw gebouwd worden, of je laat het los.

En daar zit de vraag die te weinig gesteld wordt: welk deel van dat maatwerk gebruik je eigenlijk nog? In de trajecten die wij zien blijkt telkens een flink deel ooit gebouwd voor een klant die je niet meer hebt, een proces dat je anders bent gaan doen, of een rapportage die al jaren door niemand wordt geopend.

Waarom "we gaan gewoon naar Business Central" de verkeerde eerste stap is.

Hier gaat het bij veel bedrijven mis. Het einde van support voelt als een opdracht, en de meest voor de hand liggende route is upgraden naar wat je leverancier aanbiedt.

Maar het einde van support is een deadline, geen richting. Het zegt dat je iets moet beslissen, niet wat je moet beslissen.

Als je nu een offerte opvraagt voor een migratie, krijg je een prijs voor het naar Business Central tillen van het systeem dat je hebt, inclusief het maatwerk dat erin zit. Je betaalt dan opnieuw voor keuzes die je jaren geleden hebt gemaakt, en je houdt de beperkingen waar je nu tegenaan loopt. Alleen dan in de cloud en met een maandbedrag eronder.

Dit is ook het moment om vast te stellen of Business Central nog steeds past. Voor veel bedrijven is dat zo, zeker als je zwaar op productie of complexe voorraad draait. Maar als je in de praktijk vooral vastloopt op planning, offertes, service of klantcontact, dan los je dat niet op met een upgrade van je financiële kern. Dan is de vraag eerder welke backbone je aanhoudt en wat je daar als front office bovenop zet.

Drie vragen voordat je een offerte opvraagt.

Welk maatwerk gebruik je nog echt? Loop het door met de mensen die ermee werken, niet met de lijst uit de documentatie. Alles wat je schrapt, hoef je niet opnieuw te bouwen.

Waar zit je pijn op dit moment? Als je grootste ergernissen buiten je ERP liggen, in planning, calculatie of de buitendienst, dan is een migratie van je ERP het antwoord op een vraag die je niet stelde.

Wat is je echte deadline? Niet de datum uit de mail van je leverancier, maar die van jouw versie. Bij NAV 2018 heb je meer dan een jaar, en dat is genoeg tijd om het goed te doen in plaats van snel.

Waar je kunt beginnen.

Voordat je met wie dan ook over pakketten praat, is het nuttig om je processen en je maatwerk één keer uitgetekend te hebben. Dan zie je zwart op wit wat je meeneemt, wat je loslaat en waar het geld en de tijd nu weglekken.

Dat is wat wij in een procesrisico-analyse doen. Geen demo, geen pakketadvies, gewoon een tekening en een eerlijk oordeel. Die tekening is ook bruikbaar als je uiteindelijk met een andere partij in zee gaat.

Plan een kennismaking

Je Business Central draait. De facturatie loopt, de voorraadadministratie klopt in grote lijnen, je accountant krijgt wat hij nodig heeft. Als iemand je vraagt of je van plan bent je ERP te vervangen, is het antwoord nee. Dat is meestal ook het juiste antwoord.

Toch zit er ergens iets vast. De planning hangt aan een whiteboard of staat in een gedeeld Excel-bestand dat niemand durft aan te raken. De buitendienst belt naar kantoor om te vragen wat er precies moet gebeuren. Klanten mailen voor de status van hun order en iemand zoekt dat met de hand op.

Dat is geen ERP-probleem, maar het wordt bijna altijd als ERP-probleem behandeld. De vraag die dan op tafel komt, is wat het kost om dit in Business Central te laten bouwen. Dat is de verkeerde eerste vraag. De eerste vraag is of dit thuishoort in je kern of ernaast.

Je kern is niet je knelpunt.

Microsoft Business Central is sterk in wat het moet doen: grootboek, voorraad, inkoop, verkooporders, facturatie. Dat is de administratieve ruggengraat van je bedrijf. Die wil je saai, stabiel en zo dicht mogelijk bij de standaard houden.

De processen waar het groeiende MKB in de praktijk op vastloopt, zitten er net buiten:

• Planning en capaciteit: wie doet wat, wanneer en met welke mensen.
• Offertes en calculatie: ieder zijn eigen sjabloon, en achteraf weet niemand de marge.
• Servicebeheer en buitendienst: werkbonnen, uren, materiaal, foto's van locatie.
• Klantcontact: wie belde wanneer waarover, en wat is er beloofd.
• Een portaal waar klanten zelf hun status en documenten kunnen zien.

Wat deze vijf gemeen hebben: er werken vaak meer mensen mee dan er in je ERP zitten, ze veranderen sneller dan je financiële processen, en ze spelen zich voor een flink deel buiten kantoor af. Dat zijn precies de eigenschappen waar een administratieve kern slecht tegen kan.

Waarom "dan bouwen we het er gewoon in bij" duurder uitpakt.

Dit is de conclusie die bijna iedereen trekt, en hij klinkt logisch. Er zitten alleen twee rekeningen aan vast die je vooraf zelden ziet.

De eerste is onderhoud. Business Central krijgt met regelmaat nieuwe versies. Alles wat jij erin laat bouwen, moet bij elke versie mee worden getest en waar nodig aangepast. Zolang je op de standaard zit, is een update iets wat gebeurt. Zodra je kern vol zit met eigen bouwwerk, is elke update een project met een planning, een testronde en een factuur. Je hebt dan geen oplossing gekocht maar een terugkerende verplichting.

De tweede is licenties. Microsoft rekent in Nederland bij jaarlijkse betaling en exclusief btw 69,30 euro per gebruiker per maand voor Essentials en 95,30 euro voor Premium. Team Members kost 6,90 euro, maar dat is bedoeld voor mensen die lezen en lichte handelingen doen, niet voor iemand die de hele dag in een planbord of een werkbon zit.

Zet dat naast je eigen situatie. Vijftien monteurs die alleen werkbonnen invullen en uren schrijven, kosten je op Essentials ruim 12.000 euro per jaar aan licenties voor een systeem waarvan ze twee schermen gebruiken. Het bouwen van die twee schermen komt daar nog bij, en het onderhoud eraan ook.

Zo wordt de route die op papier het simpelst lijkt, namelijk alles in één systeem, in de praktijk vaak de duurste. Niet omdat het uurtarief hoog is, maar omdat je kosten vastzet in het ene systeem dat je juist met rust wilde laten.

Vier vragen die bepalen of iets erin hoort of ernaast.

Dit is geen gevoelskwestie, je kunt het per proces nalopen.

• Raakt het je grootboek of je voorraadwaardering rechtstreeks? Als een handeling direct een boeking of een voorraadmutatie is, hoort hij in je kern. Zo niet, dan is dat al een aanwijzing.
• Hoeveel mensen gebruiken het, en hoe zwaar? Veel mensen die er kort maar dagelijks in zitten, is het klassieke patroon voor iets ernaast. Weinig mensen die er diep in werken, hoort bij je kern.
• Hoe vaak verandert het proces? Je facturatie verandert bijna nooit. Je verkoopproces en je serviceafspraken veranderen ieder jaar. Zet wat beweegt niet vast in wat stil moet staan.
• Bestaat er gewoon standaardsoftware voor? Als je iets laat bouwen wat duizend andere bedrijven ook nodig hebben, betaal je voor iets wat je kunt kopen.

Wijzen twee of meer antwoorden naar buiten, dan ben je aan het verkeerde eind aan het bouwen.

Wat ernaast zetten in de praktijk betekent.

Iets ernaast zetten is niet hetzelfde als een tweede administratie beginnen. Het werkt alleen als je vooraf drie dingen vastlegt.

• Welk systeem de baas is over welk gegeven. Klanten, artikelen, orders en facturen in Business Central. Kansen, projecten, werkbonnen en klantcontact in het systeem ernaast. Per gegeven één eigenaar, nooit twee.
• Welke kant de koppeling op loopt. Meestal één richting per gegeven. Tweerichtingsverkeer op hetzelfde veld is waar koppelingen stuk gaan.
• Wat je bewust niet koppelt. Niet alles hoeft over. Een notitie van een verkoopgesprek heeft in je grootboek niets te zoeken.

Wij zetten zelf vaak Zoho One naast een financiële kern, omdat je daar CRM, projecten, workflows en een klantportaal in één omgeving hebt in plaats van in vijf losse abonnementen. Maar de keuze voor een leverancier komt pas nadat die drie punten op papier staan. Andersom is precies hoe je in het volgende mislukte traject rolt.

Het risico dat je wel onder ogen moet zien.

De eerlijke tegenwerping tegen ernaast zetten is dat je zo bij zeven tools uitkomt en bij vier plekken waar hetzelfde klantadres staat. Dat risico is echt. We zien bedrijven die voor elk probleem een aparte app hebben aangeschaft en nu meer tijd kwijt zijn aan overtypen dan ze ooit met hun oude Excel-bestand waren.

De regel die wij aanhouden is simpel: één kern en hooguit één omgeving ernaast. Geen losse app per probleem. Overweeg je een derde systeem, dan is dat meestal een teken dat de echte vraag ergens anders zit, bijvoorbeeld bij een proces dat niemand heeft vastgelegd.

Waar je kunt beginnen.

Voordat je met wie dan ook over modules, pakketten of maatwerkuren praat, is het nuttig om één keer uit te tekenen hoe je processen echt lopen. Niet zoals het in de handleiding staat, maar zoals je mensen het maandagochtend doen. Dan zie je zwart op wit welke stappen in je kern horen, welke er al jaren omheen worden georganiseerd en waar tijd en geld weglekken.

Dat is wat wij in een procesrisico-analyse doen. Geen demo en geen pakketadvies, maar een tekening en een eerlijk oordeel. Die tekening blijft van jou en is net zo goed bruikbaar als je uiteindelijk met een andere partij verdergaat.

Plan een kennismaking