Als je bedrijf nog op Microsoft Navision draait, heb je waarschijnlijk in de afgelopen twee jaar meerdere keren een mail gekregen van een partij die je wil helpen migreren. Meestal met een deadline erin en een gevoel van haast.

De haast is deels terecht. De conclusie die eraan wordt gehangen, lang niet altijd.

Eerst de datums, want die bepalen je speelruimte.

Microsoft werkt met een vaste levenscyclus: ongeveer vijf jaar mainstream support, daarna een periode extended support waarin je alleen nog beveiligingsupdates krijgt. Daarna niets meer.

• NAV 2013: extended support geëindigd op 11 januari 2023.
• NAV 2015: geëindigd op 14 januari 2025.
• NAV 2016: geëindigd op 15 april 2026.
• NAV 2017: eindigt op 12 januari 2027.
• NAV 2018: eindigt op 12 januari 2028.

Draai je op 2016 of ouder, dan krijg je op dit moment al geen beveiligingsupdates meer. Draai je op 2017, dan heb je nog ruim drie maanden. Op 2018 heb je nog iets meer dan een jaar.

Belangrijk om te weten: je systeem stopt niet met werken. Het blijft gewoon draaien zoals het vandaag draait. Wat je verliest is de beveiligingsondersteuning, en daarmee schuift dit van een IT-vraag naar een risicovraag. Dat is ook precies wat je verzekeraar of een auditor je gaat vragen.

Wat Business Central kost.

De listprijzen van Microsoft Nederland, bij jaarlijkse betaling en exclusief btw:

• Essentials: 69,30 euro per gebruiker per maand.
• Premium: 95,30 euro per gebruiker per maand.
• Team Members: 6,90 euro per gebruiker per maand, voor mensen die alleen lezen en lichte handelingen doen.

Voor een bedrijf met twintig volwaardige gebruikers op Essentials kom je op ongeveer 16.600 euro per jaar aan licenties. Premium heb je nodig zodra je productie of servicebeheer draait, en dan sta je op zo'n 22.900 euro.

Dat lijkt vaak meer dan wat je nu betaalt, en dat klopt meestal ook. Je huidige NAV is waarschijnlijk ooit als licentie gekocht en je betaalt sindsdien alleen onderhoud. Je gaat van een afgeschreven bezit naar een abonnement. Reken die overgang eerlijk door in je meerjarenbegroting in plaats van alleen naar het maandbedrag te kijken.

De echte kostenpost zit niet in de licenties.

Bijna elke NAV-installatie die tien jaar of langer meegaat, zit vol maatwerk. Aangepaste schermen, eigen rapportages, koppelingen met een webshop of een planningspakket, velden die iemand ooit heeft toegevoegd omdat het nu eenmaal zo werkte bij jullie.

Dat maatwerk is de rekening. Business Central werkt met extensies in plaats van met wijzigingen in de standaardcode, wat op termijn een groot voordeel is, maar het betekent wel dat je oude maatwerk niet zomaar meeverhuist. Het moet opnieuw gebouwd worden, of je laat het los.

En daar zit de vraag die te weinig gesteld wordt: welk deel van dat maatwerk gebruik je eigenlijk nog? In de trajecten die wij zien blijkt telkens een flink deel ooit gebouwd voor een klant die je niet meer hebt, een proces dat je anders bent gaan doen, of een rapportage die al jaren door niemand wordt geopend.

Waarom "we gaan gewoon naar Business Central" de verkeerde eerste stap is.

Hier gaat het bij veel bedrijven mis. Het einde van support voelt als een opdracht, en de meest voor de hand liggende route is upgraden naar wat je leverancier aanbiedt.

Maar het einde van support is een deadline, geen richting. Het zegt dat je iets moet beslissen, niet wat je moet beslissen.

Als je nu een offerte opvraagt voor een migratie, krijg je een prijs voor het naar Business Central tillen van het systeem dat je hebt, inclusief het maatwerk dat erin zit. Je betaalt dan opnieuw voor keuzes die je jaren geleden hebt gemaakt, en je houdt de beperkingen waar je nu tegenaan loopt. Alleen dan in de cloud en met een maandbedrag eronder.

Dit is ook het moment om vast te stellen of Business Central nog steeds past. Voor veel bedrijven is dat zo, zeker als je zwaar op productie of complexe voorraad draait. Maar als je in de praktijk vooral vastloopt op planning, offertes, service of klantcontact, dan los je dat niet op met een upgrade van je financiële kern. Dan is de vraag eerder welke backbone je aanhoudt en wat je daar als front office bovenop zet.

Drie vragen voordat je een offerte opvraagt.

Welk maatwerk gebruik je nog echt? Loop het door met de mensen die ermee werken, niet met de lijst uit de documentatie. Alles wat je schrapt, hoef je niet opnieuw te bouwen.

Waar zit je pijn op dit moment? Als je grootste ergernissen buiten je ERP liggen, in planning, calculatie of de buitendienst, dan is een migratie van je ERP het antwoord op een vraag die je niet stelde.

Wat is je echte deadline? Niet de datum uit de mail van je leverancier, maar die van jouw versie. Bij NAV 2018 heb je meer dan een jaar, en dat is genoeg tijd om het goed te doen in plaats van snel.

Waar je kunt beginnen.

Voordat je met wie dan ook over pakketten praat, is het nuttig om je processen en je maatwerk één keer uitgetekend te hebben. Dan zie je zwart op wit wat je meeneemt, wat je loslaat en waar het geld en de tijd nu weglekken.

Dat is wat wij in een procesrisico-analyse doen. Geen demo, geen pakketadvies, gewoon een tekening en een eerlijk oordeel. Die tekening is ook bruikbaar als je uiteindelijk met een andere partij in zee gaat.

Plan een kennismaking

Je Business Central draait. De facturatie loopt, de voorraadadministratie klopt in grote lijnen, je accountant krijgt wat hij nodig heeft. Als iemand je vraagt of je van plan bent je ERP te vervangen, is het antwoord nee. Dat is meestal ook het juiste antwoord.

Toch zit er ergens iets vast. De planning hangt aan een whiteboard of staat in een gedeeld Excel-bestand dat niemand durft aan te raken. De buitendienst belt naar kantoor om te vragen wat er precies moet gebeuren. Klanten mailen voor de status van hun order en iemand zoekt dat met de hand op.

Dat is geen ERP-probleem, maar het wordt bijna altijd als ERP-probleem behandeld. De vraag die dan op tafel komt, is wat het kost om dit in Business Central te laten bouwen. Dat is de verkeerde eerste vraag. De eerste vraag is of dit thuishoort in je kern of ernaast.

Je kern is niet je knelpunt.

Microsoft Business Central is sterk in wat het moet doen: grootboek, voorraad, inkoop, verkooporders, facturatie. Dat is de administratieve ruggengraat van je bedrijf. Die wil je saai, stabiel en zo dicht mogelijk bij de standaard houden.

De processen waar het groeiende MKB in de praktijk op vastloopt, zitten er net buiten:

• Planning en capaciteit: wie doet wat, wanneer en met welke mensen.
• Offertes en calculatie: ieder zijn eigen sjabloon, en achteraf weet niemand de marge.
• Servicebeheer en buitendienst: werkbonnen, uren, materiaal, foto's van locatie.
• Klantcontact: wie belde wanneer waarover, en wat is er beloofd.
• Een portaal waar klanten zelf hun status en documenten kunnen zien.

Wat deze vijf gemeen hebben: er werken vaak meer mensen mee dan er in je ERP zitten, ze veranderen sneller dan je financiële processen, en ze spelen zich voor een flink deel buiten kantoor af. Dat zijn precies de eigenschappen waar een administratieve kern slecht tegen kan.

Waarom "dan bouwen we het er gewoon in bij" duurder uitpakt.

Dit is de conclusie die bijna iedereen trekt, en hij klinkt logisch. Er zitten alleen twee rekeningen aan vast die je vooraf zelden ziet.

De eerste is onderhoud. Business Central krijgt met regelmaat nieuwe versies. Alles wat jij erin laat bouwen, moet bij elke versie mee worden getest en waar nodig aangepast. Zolang je op de standaard zit, is een update iets wat gebeurt. Zodra je kern vol zit met eigen bouwwerk, is elke update een project met een planning, een testronde en een factuur. Je hebt dan geen oplossing gekocht maar een terugkerende verplichting.

De tweede is licenties. Microsoft rekent in Nederland bij jaarlijkse betaling en exclusief btw 69,30 euro per gebruiker per maand voor Essentials en 95,30 euro voor Premium. Team Members kost 6,90 euro, maar dat is bedoeld voor mensen die lezen en lichte handelingen doen, niet voor iemand die de hele dag in een planbord of een werkbon zit.

Zet dat naast je eigen situatie. Vijftien monteurs die alleen werkbonnen invullen en uren schrijven, kosten je op Essentials ruim 12.000 euro per jaar aan licenties voor een systeem waarvan ze twee schermen gebruiken. Het bouwen van die twee schermen komt daar nog bij, en het onderhoud eraan ook.

Zo wordt de route die op papier het simpelst lijkt, namelijk alles in één systeem, in de praktijk vaak de duurste. Niet omdat het uurtarief hoog is, maar omdat je kosten vastzet in het ene systeem dat je juist met rust wilde laten.

Vier vragen die bepalen of iets erin hoort of ernaast.

Dit is geen gevoelskwestie, je kunt het per proces nalopen.

• Raakt het je grootboek of je voorraadwaardering rechtstreeks? Als een handeling direct een boeking of een voorraadmutatie is, hoort hij in je kern. Zo niet, dan is dat al een aanwijzing.
• Hoeveel mensen gebruiken het, en hoe zwaar? Veel mensen die er kort maar dagelijks in zitten, is het klassieke patroon voor iets ernaast. Weinig mensen die er diep in werken, hoort bij je kern.
• Hoe vaak verandert het proces? Je facturatie verandert bijna nooit. Je verkoopproces en je serviceafspraken veranderen ieder jaar. Zet wat beweegt niet vast in wat stil moet staan.
• Bestaat er gewoon standaardsoftware voor? Als je iets laat bouwen wat duizend andere bedrijven ook nodig hebben, betaal je voor iets wat je kunt kopen.

Wijzen twee of meer antwoorden naar buiten, dan ben je aan het verkeerde eind aan het bouwen.

Wat ernaast zetten in de praktijk betekent.

Iets ernaast zetten is niet hetzelfde als een tweede administratie beginnen. Het werkt alleen als je vooraf drie dingen vastlegt.

• Welk systeem de baas is over welk gegeven. Klanten, artikelen, orders en facturen in Business Central. Kansen, projecten, werkbonnen en klantcontact in het systeem ernaast. Per gegeven één eigenaar, nooit twee.
• Welke kant de koppeling op loopt. Meestal één richting per gegeven. Tweerichtingsverkeer op hetzelfde veld is waar koppelingen stuk gaan.
• Wat je bewust niet koppelt. Niet alles hoeft over. Een notitie van een verkoopgesprek heeft in je grootboek niets te zoeken.

Wij zetten zelf vaak Zoho One naast een financiële kern, omdat je daar CRM, projecten, workflows en een klantportaal in één omgeving hebt in plaats van in vijf losse abonnementen. Maar de keuze voor een leverancier komt pas nadat die drie punten op papier staan. Andersom is precies hoe je in het volgende mislukte traject rolt.

Het risico dat je wel onder ogen moet zien.

De eerlijke tegenwerping tegen ernaast zetten is dat je zo bij zeven tools uitkomt en bij vier plekken waar hetzelfde klantadres staat. Dat risico is echt. We zien bedrijven die voor elk probleem een aparte app hebben aangeschaft en nu meer tijd kwijt zijn aan overtypen dan ze ooit met hun oude Excel-bestand waren.

De regel die wij aanhouden is simpel: één kern en hooguit één omgeving ernaast. Geen losse app per probleem. Overweeg je een derde systeem, dan is dat meestal een teken dat de echte vraag ergens anders zit, bijvoorbeeld bij een proces dat niemand heeft vastgelegd.

Waar je kunt beginnen.

Voordat je met wie dan ook over modules, pakketten of maatwerkuren praat, is het nuttig om één keer uit te tekenen hoe je processen echt lopen. Niet zoals het in de handleiding staat, maar zoals je mensen het maandagochtend doen. Dan zie je zwart op wit welke stappen in je kern horen, welke er al jaren omheen worden georganiseerd en waar tijd en geld weglekken.

Dat is wat wij in een procesrisico-analyse doen. Geen demo en geen pakketadvies, maar een tekening en een eerlijk oordeel. Die tekening blijft van jou en is net zo goed bruikbaar als je uiteindelijk met een andere partij verdergaat.

Plan een kennismaking