Je hebt de shortlist teruggebracht tot twee: Odoo en Zoho One. Allebei breed, allebei een pakket waar je voor relatief weinig geld per gebruiker heel veel voor terugkrijgt, en allebei een demo waarin eigenlijk alles kan.
En juist dat maakt kiezen lastig. In een demo lijken ze op elkaar, want beide dekken CRM, offertes, projecten, facturatie en voorraad. Je ziet in beide gevallen een schone route van offerte naar factuur, en op die route werkt alles. De verschillen zitten in de randen: jullie afwijkende prijsafspraken, het servicelogboek van de buitendienst, de manier waarop jullie nacalculeren. Die randen komen in een demo zelden voorbij.
Even transparant, zodat je weet wat je leest: Empiriq is implementatiepartner van Zoho One. Daarom staat hieronder ook waar Odoo de sterkere keuze is, en waar geen van beide het antwoord is.
Wat er in de prijs zit, en waarom je dat niet naast elkaar kunt leggen.
De licentiemodellen van Odoo en Zoho verschillen niet vooral in hoogte, ze verschillen van soort. Bij Zoho One kies je tussen twee modellen. In het ene model koop je licenties voor alle medewerkers op de loonlijst, ook voor de mensen die het systeem nauwelijks aanraken. In het andere model koop je losse gebruikers. Dat verschil kan bij een productiebedrijf met veel mensen op de werkvloer enorm uitpakken, in beide richtingen.
Bij Odoo zijn andere dingen bepalend: welke editie je nodig hebt, welke apps je aanzet en of hosting apart op de rekening komt. Vraag dat uit voordat je een bedrag vergelijkt.
In dit artikel staan bewust geen bedragen. Prijzen van dit soort suites verschillen per regio, per editie en per betaaltermijn, en ze veranderen. Haal ze op bij de bron, op odoo.com en zoho.com, en zorg dat je twee offertes naast elkaar legt die echt hetzelfde zeggen: jouw aantal gebruikers, in euro's, per gebruiker per maand, exclusief btw, bij dezelfde betaaltermijn, met de apps erin die je daadwerkelijk gaat gebruiken.
De keuze valt niet op de functielijst en niet op de prijs per gebruiker.
Dit is waar de meeste selectietrajecten scheef gaan. Er komt een vergelijkingstabel met vinkjes, er komt een sommetje per gebruiker per maand, en daar rolt een winnaar uit. Maar bij dit type brede suite bepaalt de licentie zelden wat je uiteindelijk kwijt bent.
De kosten en het succes zitten in de implementatie, en vooral in hoeveel je wilt afwijken van de standaard. Twee bedrijven die exact hetzelfde pakket kopen, kunnen in totale kosten ver uit elkaar liggen. Niet omdat de een een betere deal heeft gesloten, maar omdat de een zijn processen grotendeels naar de standaard heeft gebogen en de ander het pakket naar zijn processen heeft laten bouwen.
Elke afwijking is werk dat terugkomt. Het wordt gebouwd, getest, beschreven, en het moet meebewegen met elke update daarna. Standaard is goedkoop, afwijken is duur, en die beslissing valt meestal niet tijdens de selectie maar tijdens het project, op momenten waarop iemand zegt dat het bij jullie nu eenmaal anders gaat.
De vraag die je dus moet beantwoorden is niet welk pakket meer kan. Het is: hoeveel van ons proces past in de standaard van dit pakket, en welke afwijkingen zijn het echt waard? Dat kun je alleen beoordelen als je je eigen proces op papier hebt staan.
Updates: waar bij Odoo de rekening zit.
Dit is het verschil dat pas na twee jaar zichtbaar wordt, en het is het belangrijkste punt van dit hele artikel.
Odoo brengt versies uit en je database moet mee. Op Odoo Online is een upgrade naar een nieuwe hoofdversie verplicht binnen twee jaar, op Odoo.sh binnen drie. Draai je op je eigen servers, dan mag je blijven zitten, met alle beveiligingsgevolgen van dien.
De upgrade zelf is gratis. Dat staat letterlijk in de upgradedocumentatie van Odoo: het opwaarderen van een database naar de nieuwste versie is kosteloos, inclusief ondersteuning bij het rechtzetten van afwijkingen. Wie daarop afgaat, denkt dat een nieuwe versie niets kost.
De rekening staat een regel lager. Odoo schrijft er zelf bij wat er buiten valt: modules die door jezelf of door een derde partij zijn gebouwd en niet onder een onderhoudscontract vallen. De broncode daarvan moet eerst geschikt worden gemaakt voor de nieuwe versie voordat de upgrade überhaupt kan draaien. Dat werk komt elke paar jaar terug, en iemand factureert het. Je kunt het afdekken met een abonnement op onderhoud van maatwerk, maar dan heb je het omgezet in een vaste post in plaats van opgelost.
Wat dat in de praktijk kost, hangt af van hoeveel maatwerk je hebt. Implementatiepartners publiceren bedragen die voor een middelgroot bedrijf met eigen modules in de tienduizenden euro's lopen, en hoger voor grote omgevingen. Dat zijn schattingen van partijen die dat werk zelf verkopen, dus neem ze als orde van grootte en niet als offerte. De richting klopt wel: hoe meer maatwerk, hoe hoger de terugkerende rekening.
Bij Zoho One werkt dit anders, en niet omdat Zoho aardiger is. Zoho draait één doorlopend bijgewerkte versie voor alle klanten tegelijk. Er is geen versie om naartoe te migreren, dus er is ook geen migratieproject om te betalen. Daar staat tegenover dat je niet kunt kiezen wanneer er iets verandert.
Het onderscheid is dus niet dat de een duurder is dan de ander. Het is dat Odoo je een terugkerende kostenpost geeft die meegroeit met je maatwerk, en Zoho niet. Hoe dichter je bij de standaard blijft, hoe kleiner dat verschil wordt. Bedrijven die vastlopen op een oude versie zijn bijna nooit vastgelopen op de software zelf, maar op wat ze eraan hebben laten bouwen.
Nederlandse partners en je boekhouding.
Je koopt niet alleen een pakket, je koopt ook de partij die het bij je neerzet. Hoeveel Nederlandse partners zijn er, ken je er iemand die in jouw branche heeft gewerkt, en wat gebeurt er in maand vier als de consultant weg is en er iets niet werkt? Voor beide geldt: de kwaliteit tussen partners verschilt meer dan de kwaliteit tussen de pakketten.
Dan de financiële kant. Vraag door op de koppeling met je boekhouding: welke koppeling is het, wie onderhoudt hem, en wie belt er als de synchronisatie een week stilstaat? Wij kiezen zelf meestal voor een scheiding tussen front office en financiële backbone, met Zoho One aan de voorkant en Uniconta als boekhoudkern. Dat is een keuze en geen wet. Als jouw zwaartepunt in productie en voorraad ligt, kan het logischer zijn om die kern juist wel in dezelfde suite te houden.
Wat er gebeurt als je over drie jaar wilt wisselen.
Bij de start is dit de minst populaire vraag, en na drie jaar de duurste. Vraag bij beide leveranciers concreet hoe je je gegevens eruit krijgt: in welk formaat, inclusief historie en bijlagen, en of je dat zelf kunt doen.
Maar de echte vastigheid zit niet in je data. Die zit in de proceslogica die je in het systeem hebt gebouwd: goedkeuringen, workflows, rapportages, koppelingen met je webshop of je planning. Data verhuist. Logica die over jaren in losse stukjes is ontstaan en nooit is opgeschreven, verhuist niet, die moet je opnieuw uitvinden.
Dat is nog een reden om dicht bij de standaard te blijven. Niet uit principe, maar omdat elke afwijking je uitgang een stukje duurder maakt.
Waar je kunt beginnen.
De keuze tussen Odoo en Zoho One is voor een groot deel geen pakketkeuze. Het is de keuze hoeveel je bereid bent je manier van werken aan te passen, en welke partij je daarbij helpt.
De nuttigste volgende stap is daarom niet nog een demo, maar je eigen proces één keer uitgetekend krijgen. Waar zit de tijd, waar zit het dubbele werk, welke stappen zijn echt uniek voor jullie en welke doen jullie zo omdat het ooit zo begon.
Dat is wat wij in een procesrisico-analyse doen. Geen demo, geen pakketadvies, een tekening en een eerlijk oordeel. Die tekening blijft van jou en is net zo bruikbaar als je uiteindelijk met een Odoo-partner in zee gaat.
