Skip to main content
Empiriq
Workflowtekening maken voor ERP- en CRM-implementatie
Implementatie-oefening

Workflowtekening maken voor ERP- en CRM-implementatie

Een praktische oefening om bedrijfsprocessen zichtbaar te maken voordat systemen worden ingericht.

KlantSalesPlanningMagazijnFinanceCRMERP
Hero procesflow, van aanvraag tot factuur
KlantaanvraagCRM LeadCRMOfferteGoed-keuringERP OrderERPLeveringFactuur
Naar de eindopdrachtLees eerst waarom
Digitaal of gewoon op papier. Je kunt deze oefening direct digitaal invullen op deze pagina. Liever met pen en papier of op een whiteboard? Ook prima. Teken je workflow uit, maak er een foto van en deel die met ons. Wij digitaliseren je tekening vervolgens met AI tot een nette, bruikbare workflow.
Achtergrond

Waarom deze oefening belangrijk is

Een workflowtekening laat zien hoe werk door de organisatie loopt: wie wat doet, in welke volgorde, met welke informatie, via welk systeem, en waar beslissingen of overdrachten plaatsvinden.

Het doel is niet een mooie tekening, maar inzicht. De workflow moet tonen hoe het bedrijf vandaag echt werkt, zodat ERP, CRM, boekhouding, planning, voorraadbeheer en rapportages correct ingericht kunnen worden.
Zonder workflow versus met workflow

Zonder workflow

Losse e-mailsExcel-lijstjesMondelinge afsprakenWie doet wat?Geen statusOvertypenDubbele invoerZoekraken

Het werk leeft in hoofden, mailboxen en bestanden. Niemand ziet het geheel.

Met workflow

Duidelijke stappenRollen per stapSysteem per stapBeslismomentenZichtbare statusEenmalige invoerHeldere overdrachtMeetbaar

Het proces is zichtbaar en bespreekbaar. Een consultant kan er systeemvereisten uit halen.

1

Kies één proces per keer

Teken niet het hele bedrijf tegelijk. Kies één afgebakend proces met een duidelijk begin en einde. Zo blijft de tekening scherp en bruikbaar.

SALES

Order-to-cash

Van offerte tot betaling

CRM

Lead-to-customer

Van lead tot klant

FINANCE

Purchase-to-pay

Van inkoopbehoefte tot betaling leverancier

SERVICE

Serviceproces

Van klantmelding tot oplossing

MAGAZIJN

Voorraadproces

Van ontvangst tot uitlevering

FINANCE

Facturatieproces

Van geleverde dienst tot betaalde factuur

Mini-diagram: start, processtappen, einde
StartProcesstapProcesstapProcesstapEinde

Invulblok, kies jouw proces

2

Bepaal de deelnemers

Gebruik rollen in plaats van persoonsnamen. Rollen blijven bestaan, ook als mensen wisselen, en maken de overdrachten tussen afdelingen zichtbaar.

KlantSalesPlanningMagazijnFinanceSupportManagementLeverancierERP-systeemCRM-systeemBoekhoudpakketE-mailExcel
Swimlane-voorbeeld, taken per baan
KlantSalesPlanningMagazijnFinanceERP / CRMStuurt aanvraagMaakt lead aanMaakt offertePlant leverdatumLevert uitMaakt factuurRegistreert order

Invulblok, deelnemers

3

Gebruik eenvoudige symbolen

Met een vaste set symbolen is elke workflow direct leesbaar, ook voor mensen die niet bij het proces betrokken zijn.

Symbolenlegenda
Ovaal
Start of einde van het proces
Rechthoek
Taak of actie
Ruit
Beslissing, ja of nee
Pijl
Volgorde of overdracht
Document
Formulier, offerte, factuur, e-mail
Swimlane
Rol, afdeling of systeem
Tip: hoe houd je het leesbaar?

Houd het aantal symbolen klein en consequent. Zet boven elke taak welk systeem wordt gebruikt, en gebruik de baan (swimlane) om te tonen wie de stap uitvoert. Eén pijl is altijd één overdracht: als werk van Sales naar Planning gaat, hoort daar een pijl die de baan kruist.

4

Teken de huidige situatie, As-is workflow

De eerste workflow laat zien hoe het proces vandaag werkelijk verloopt. Niet hoe het zou moeten zijn. Niet hoe management denkt dat het werkt. Teken de praktijk.

Teken eerlijk. Juist de losse e-mails, de Excel-bestanden en de informele goedkeuringen zijn waardevol om vast te leggen.
Voorbeeld: grote As-is workflow
AanvraagE-mailLead in CRMCRMKlantgegevenscontrolerenOfferte makenExcelKortingakkoord?Offerte naarklantJaNee, aanpassenKlantaccepteertOrder in ERPERPLeverdatumcontrolerenGoederenuitleverenFactuur makenBoekhoudingKlant betaaltfactuur

Beschrijf de echte stappen van jouw proces

Vul per stap in wat er gebeurt, wie het doet, met welk systeem en welke informatie. Voeg rijen toe zo veel als nodig.

#Wat gebeurt er?Wie voert uit?Welk systeem?Welke informatie?OutputWie ontvangt output?
5

Voeg beslismomenten toe

Beslissingen bepalen systeemregels, goedkeuringen, automatisering en uitzonderingen. Markeer ze duidelijk met een ruit.

Is de klant al bekend?

Is de kredietlimiet voldoende?

Is voorraad beschikbaar?

Is managementgoedkeuring nodig?

Is de offerte geaccepteerd?

Is betaling ontvangen?

Moet er een service-ticket aangemaakt worden?

Beslisboom: is voorraad beschikbaar?
Is voorraadbeschikbaar?JaOrder bevestigenNeeInkooporder aanmakenof klant informeren

Invulblok, beslismomenten

6

Markeer systemen en gegevens

Bij ERP- en CRM-implementaties is het belangrijk om te weten waar data ontstaat, waar die wordt aangepast en waar die opnieuw wordt ingevoerd.

Datastroom en dubbele invoer
CRMERPBoekhoudingRapportageklantgegevensopnieuw invoerenopnieuw invoeren!!
Dubbele invoer is meestal een belangrijk verbeterpunt. Dezelfde gegevens die in CRM, ERP en boekhouding opnieuw worden getypt, kosten tijd en veroorzaken fouten.

Invulblok, systemen en gegevens

7

Zoek knelpunten

Wijs problemen exact aan in de workflow. Een knelpunt op de juiste plek is concreter dan een algemene klacht.

Probleemlaag over de workflow
Offerte in ExcelGoedkeuring e-mailOrder in ERPUitlevering!Excel buiten systeem!Wachten op goedkeuring!Dubbele invoer!Geen status zichtbaar

Typische knelpunten, vink aan wat herkenbaar is

  • Dubbele invoer
  • Handmatige goedkeuring via e-mail
  • Onduidelijke verantwoordelijkheid
  • Wachten op informatie
  • Geen statusoverzicht
  • Excel als schaduwsysteem
  • Fouten door overtypen
  • Geen automatische overdracht tussen CRM en ERP
  • Onvoldoende rapportage
  • Geen proceseigenaar
  • Te veel uitzonderingen
  • Onbekende doorlooptijd
8

Maak de gewenste situatie, To-be workflow

Na de huidige workflow maak je een tweede workflow die laat zien hoe het proces straks moet werken met ERP, CRM en andere systemen.

As-is, veel handmatige stappen en overdrachten
AanvraagLead CRMhandmatigOfferteExcelGoedkeuringe-mailOrder ERPovertypenUitleveringFactuurovertypenGeen status
To-be, minder stappen, meer automatisering, eenmalige invoer
AanvraagCRM leadCRMCRM offerteDigitalegoedkeuringERP orderautomatischVoorraadok?LeveringFactuurautomatischDashboardstatus zichtbaar
  • Minder handmatige stappen
  • Minder dubbele invoer, klantgegevens leven in het CRM
  • Betere overdracht tussen systemen
  • Meer automatisering en zichtbare status
Vragen om de To-be workflow scherp te krijgen
  • Welke stappen blijven bestaan?
  • Welke stappen verdwijnen?
  • Welke stappen worden geautomatiseerd?
  • Welke goedkeuringen zijn echt nodig?
  • Welk systeem is leidend voor klantgegevens?
  • Waar wordt data één keer ingevoerd?
  • Welke statusinformatie moet zichtbaar zijn?
  • Welke rapportages zijn nodig?
  • Welke uitzonderingen moeten ondersteund worden?

Invulblok, jouw To-be keuzes

9

Vertaal de workflow naar implementatiebeslissingen

De workflow wordt nu de input voor de inrichting. Elke stap leidt tot een systeemvereiste en een concrete configuratiebeslissing.

Mapping: workflowstap, systeemvereiste, configuratiebeslissing
WorkflowstapSysteemvereisteConfiguratiebeslissingManager keurt korting goedDigitale goedkeuringsflowKortingslimieten per rolSales maakt order aanCRM naar ERP-koppelingAutomatische ordercreatiena offerteacceptatieFinance maakt factuurFacturatie vanuit ERPFactuurmoment op basisvan levering

Invultabel, vertaal jouw stappen

WorkflowstapProbleemGewenste verbeteringSysteemvereistePrioriteit
Eindopdracht

Opdracht voor de klant

Kies één belangrijk bedrijfsproces dat geraakt wordt door de ERP- of CRM-implementatie. Teken eerst hoe dit proces vandaag werkelijk verloopt. Gebruik rollen, systemen, documenten, beslissingen en overdrachten. Markeer daarna waar fouten, vertragingen, dubbele invoer of onduidelijkheden ontstaan. Maak vervolgens een tweede workflow waarin je laat zien hoe het proces idealiter zou moeten werken na implementatie.

Op te leveren

  1. Workflow van de huidige situatie
  2. Lijst met knelpunten
  3. Workflow van de gewenste situatie
  4. Lijst met systeemvereisten
  5. Lijst met open vragen voor de implementatie
Tekenen op papier mag. Werk je liever met de hand, op papier of op een whiteboard? Maak een foto van je tekening en stuur die naar ons. Wij zetten je workflow met AI om in een nette digitale versie die we samen verder kunnen aanscherpen.

Open vragen voor de implementatie

Kwaliteitscheck

Beoordelingsvragen

Loop deze vragen na voordat je de workflow inlevert. Hoe meer je kunt aanvinken, hoe bruikbaarder de tekening is voor de implementatie.

  • Is het startpunt duidelijk?
  • Is het eindpunt duidelijk?
  • Zijn alle betrokken rollen zichtbaar?
  • Zijn alle systemen zichtbaar?
  • Zijn beslissingen opgenomen?
  • Zijn uitzonderingen opgenomen?
  • Zijn handmatige stappen zichtbaar?
  • Zijn overdrachten tussen afdelingen zichtbaar?
  • Zijn knelpunten concreet gemarkeerd?
  • Is duidelijk waar gegevens ontstaan?
  • Is duidelijk welk systeem leidend moet zijn?
  • Kan een implementatieconsultant hieruit systeemvereisten halen?
Maak de workflow niet mooier dan de werkelijkheid. Een rommelige workflow is juist waardevol, omdat die laat zien waar het bedrijf afhankelijk is van mensen, losse bestanden, e-mails en informele afspraken. De beste ERP- of CRM-implementatie begint niet met software, maar met procesbegrip.
Simplifying Growth. Amplifying Value. Process first, tools second.