Als je bedrijf nog op Microsoft Navision draait, heb je waarschijnlijk in de afgelopen twee jaar meerdere keren een mail gekregen van een partij die je wil helpen migreren. Meestal met een deadline erin en een gevoel van haast.
De haast is deels terecht. De conclusie die eraan wordt gehangen, lang niet altijd.
Eerst de datums, want die bepalen je speelruimte.
Microsoft werkt met een vaste levenscyclus: ongeveer vijf jaar mainstream support, daarna een periode extended support waarin je alleen nog beveiligingsupdates krijgt. Daarna niets meer.
- NAV 2013: extended support geëindigd op 11 januari 2023.
- NAV 2015: geëindigd op 14 januari 2025.
- NAV 2016: geëindigd op 15 april 2026.
- NAV 2017: eindigt op 12 januari 2027.
- NAV 2018: eindigt op 12 januari 2028.
Draai je op 2016 of ouder, dan krijg je op dit moment al geen beveiligingsupdates meer. Draai je op 2017, dan heb je nog ruim drie maanden. Op 2018 heb je nog iets meer dan een jaar.
Belangrijk om te weten: je systeem stopt niet met werken. Het blijft gewoon draaien zoals het vandaag draait. Wat je verliest is de beveiligingsondersteuning, en daarmee schuift dit van een IT-vraag naar een risicovraag. Dat is ook precies wat je verzekeraar of een auditor je gaat vragen.
Wat Business Central kost.
De listprijzen van Microsoft Nederland, bij jaarlijkse betaling en exclusief btw:
- Essentials: 69,30 euro per gebruiker per maand.
- Premium: 95,30 euro per gebruiker per maand.
- Team Members: 6,90 euro per gebruiker per maand, voor mensen die alleen lezen en lichte handelingen doen.
Voor een bedrijf met twintig volwaardige gebruikers op Essentials kom je op ongeveer 16.600 euro per jaar aan licenties. Premium heb je nodig zodra je productie of servicebeheer draait, en dan sta je op zo'n 22.900 euro.
Dat lijkt vaak meer dan wat je nu betaalt, en dat klopt meestal ook. Je huidige NAV is waarschijnlijk ooit als licentie gekocht en je betaalt sindsdien alleen onderhoud. Je gaat van een afgeschreven bezit naar een abonnement. Reken die overgang eerlijk door in je meerjarenbegroting in plaats van alleen naar het maandbedrag te kijken.
De echte kostenpost zit niet in de licenties.
Bijna elke NAV-installatie die tien jaar of langer meegaat, zit vol maatwerk. Aangepaste schermen, eigen rapportages, koppelingen met een webshop of een planningspakket, velden die iemand ooit heeft toegevoegd omdat het nu eenmaal zo werkte bij jullie.
Dat maatwerk is de rekening. Business Central werkt met extensies in plaats van met wijzigingen in de standaardcode, wat op termijn een groot voordeel is, maar het betekent wel dat je oude maatwerk niet zomaar meeverhuist. Het moet opnieuw gebouwd worden, of je laat het los.
En daar zit de vraag die te weinig gesteld wordt: welk deel van dat maatwerk gebruik je eigenlijk nog? In de trajecten die wij zien blijkt telkens een flink deel ooit gebouwd voor een klant die je niet meer hebt, een proces dat je anders bent gaan doen, of een rapportage die al jaren door niemand wordt geopend.
Waarom "we gaan gewoon naar Business Central" de verkeerde eerste stap is.
Hier gaat het bij veel bedrijven mis. Het einde van support voelt als een opdracht, en de meest voor de hand liggende route is upgraden naar wat je leverancier aanbiedt.
Maar het einde van support is een deadline, geen richting. Het zegt dat je iets moet beslissen, niet wat je moet beslissen.
Als je nu een offerte opvraagt voor een migratie, krijg je een prijs voor het naar Business Central tillen van het systeem dat je hebt, inclusief het maatwerk dat erin zit. Je betaalt dan opnieuw voor keuzes die je jaren geleden hebt gemaakt, en je houdt de beperkingen waar je nu tegenaan loopt. Alleen dan in de cloud en met een maandbedrag eronder.
Dit is ook het moment om vast te stellen of Business Central nog steeds past. Voor veel bedrijven is dat zo, zeker als je zwaar op productie of complexe voorraad draait. Maar als je in de praktijk vooral vastloopt op planning, offertes, service of klantcontact, dan los je dat niet op met een upgrade van je financiële kern. Dan is de vraag eerder welke backbone je aanhoudt en wat je daar als front office bovenop zet.
Drie vragen voordat je een offerte opvraagt.
Welk maatwerk gebruik je nog echt? Loop het door met de mensen die ermee werken, niet met de lijst uit de documentatie. Alles wat je schrapt, hoef je niet opnieuw te bouwen.
Waar zit je pijn op dit moment? Als je grootste ergernissen buiten je ERP liggen, in planning, calculatie of de buitendienst, dan is een migratie van je ERP het antwoord op een vraag die je niet stelde.
Wat is je echte deadline? Niet de datum uit de mail van je leverancier, maar die van jouw versie. Bij NAV 2018 heb je meer dan een jaar, en dat is genoeg tijd om het goed te doen in plaats van snel.
Waar je kunt beginnen.
Voordat je met wie dan ook over pakketten praat, is het nuttig om je processen en je maatwerk één keer uitgetekend te hebben. Dan zie je zwart op wit wat je meeneemt, wat je loslaat en waar het geld en de tijd nu weglekken.
Dat is wat wij in een procesrisico-analyse doen. Geen demo, geen pakketadvies, gewoon een tekening en een eerlijk oordeel. Die tekening is ook bruikbaar als je uiteindelijk met een andere partij in zee gaat.
